Bab 3 Menggunakan E-mail untuk Komunikasi

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi

1. Penggunaan Internet untuk Komunikasi (E-mail)

Salah satu alasan disebarluaskan penggunaan Internet sebagai jaringan komputer internasional adalah karena fleksibilitas dari berbagai jenis komputer yang dapat terhubung dengan Internet. Jadi, apa pun jenis komputer kamu, apa pun cara yang kamu gunakan untuk mengakses Internet, dan apa pun jenis program e-mail yang kamu gunakan, kamu akan tetap dapat mengirim dan menerima surat melalui Internet.
Terdapat dua jenis layanan e-mail, yaitu sebagai berikut.
1. E-mail berbasis web
2. E-mail berbasis client

2. Fungsi E-mail sebagai Alat Komunikasi

E-mail berasal dari kata electronic mail, e-mail atau surat elektronik adalah suatu cara untuk mengirimkan pesan dalam format data elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya. E-mail merupakan alat komunikasi yang mudah, murah, dan cepat.
Terdapat banyak cara untuk mendapatkan e-mail, diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Melalui penyedia e-mail gratis
2. Undangan dari teman
3. Dari Internet Service Provider (ISP)
4. Dari perusahaan
5. Memesan sendiri

B. Mendeskripsikan Persamaan dan Perbedaan Mailbox di Kantor Pos(Fisik) yang Memiliki Identitas dan Kunci dengan Mailbox E-mail (Logik) yang Memiliki User ID dan Password

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama kita kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional, selain memerlukan kertas dan perangko, proses pengiriman juga memerlukan waktu yang relatif lama, yaitu mulai dari kamu menulis surat, mengirim surat yang telah kamu tulis ke kantor pos yang terdekat dari rumahmu dengan menyertakan alamat yang dituju dan akhirtnya sampai ke alamat tujuan. Sedangkan e-mail sangat mudah digunakan. Pengguna cukup mengetikkan teks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.

C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail

Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut. Jika kamu tidak mempunyai alamat e-mail maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat banyak penyedia layanan e-mail, antara lain sebagai berikut.
• Yahoo!, layanan dari Yahoo! yang beralamat di mail.yahoo.com
• Gmail, layanan dari Google yang beralamat di mail.gmail.com
• Hotmail, layanan dari Microsoft yang beralamat di www.hotmail.com
• Plasa, layanan dari Telkom yang beralamat di www.plasa.com


Salah satu cara untuk mendapatkan e-mail adalah melalui penyedia layanan e-mail gratis. Penyediaan layanan e-mail tersebut pada umumnya mensyaratkan pengguna untuk melakukan registrasi terlebih dahulu.

1. Melakukan Pendaftaran di Yahoo! Mail
Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan pendaftaran di Yahoo! Mail
1. Klik tombol start.
2. Klik browser website, misalnya Microsoft Internet Explorer.
3. Buka situs Yahoo Mail di http://mail.yahoo.com, dengan cara mengetikkan alamat tersebut di kotak address.
4. Setelah muncul website Yahoo Mail, klik Sign Up, kemudian akan tampil layar registrasi. Isikan form pendaftaran tersebut dengan datamu.
5. Selanjutnya, isikan Enter the code shown pada bagian Verify Your Registration, yaitu pengisian kode yang terlihat pada bagian tersebut.
6. Jika kamu telah selesai mengisikan data di atas maka langkah terakhir adalah baca ketentuan layanan yang disediakan oleh Yahoo Mail. Pada bagian Term of Service, jika kamu setuju dengan ketentuan tersebut, klik tombol I Agree.
7. Jika terdapat kesalahan pada saat pengisian data, Yahoo akan memberitahukan kesalahan tersebut.
8. Jika aplikasi kamu diterima oleh Yahoo! Mail. Sebaiknya kamu mencatat Yahoo ID dan e-mail yang ditampilkan Yahoo!, kemudian klik Continue to Yahoo! Mail.
9. Setelah mengklik Continue to Yahoo! Mail, kamu akan masuk ke Yahoo! Mail atau e-mail account yang kamu miliki. Kamu akan mendapat satu pesan pada kotak pesan (inbox) yang berisi ucapan selamat bergabung dari Yahoo!
10. Proses kamu untuk menjadi anggota Yahoo! Mail telah selesai. Sekarang, kamu sudah mempunyai e-mail di Yahoo!. Untuk keluar dari e-mail Yahoo!, klik tulisan Sign out untuk kembali ke website Yahoo!.

2. Menggunakan Yahoo! Mail
Setelah kamu memperoleh e-mail, kamu dapat menggunakan untuk mengirim surat atau kartu ke teman-temanmu. Untuk menggunakan e-mail tersebut, ikuti langkah-langkah berikut.
1. Klik tombol start, lalu pilih browser, misalnya Internet Explorer.
2. Buka situs Yahoo! Mail. Isi Yahoo ID dan password yang kamu miliki pada bagian Sign In.
3. Jika kamu ingin mengetahui apakah terdapat pesan atau tidak, kamu cukup melihat dan mengklik tulisan Inbox.
4. Klik salah satu subjek e-mail yang akan kamu baca.

D. Melakukan Attachment File dalam E-mail
1. Mengirim E-mail
Salah satu fasilitas yang disediakan oleh Yahoo! Mail adalah fasilitas untuk mengirim e-mail. Cara yang digunakan untuk mengirim pesan adalah sebagai berikut.
1. Langkah 1 sampai langkah 2 sana dengan cara menggunakan e-mail seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
2. Klik ikon Compose.
3. Selanjutnya, akan muncul halaman Compose.
4. Pada kotak To, ketikkan alamat ¬e-mail penerima dan pada kotak Subject ketikkan dengan perihal atau judul yang akan kamu kirimkan.
5. Pada kotak Cc (Carbon copy), isikan dengan alamat tujuan lain yang mendapat tembusan e-mail.
6. Pada kotak Bcc (Blind carbon copy), isi dengan alamat tujuan lain yang mendapatkan tembusan e-mail, tetapi alamat ini tidak ditampilkan di sisi penerima sehingga penerima e-mail tidak mengetahui siapa saja yang menerima e-mail ini.
7. Selanjutnya, ketik isi e-mail yang ingin kamu kirimkan pada kotak editor.
8. Klik tombol send untuk mengirimkan e-mail.
9. Selanjutnya, akan muncul halaman konfirmasi pengiriman e-mail kamu.
10. Klik Back to Inbox untuk kembali ke kotak surat (Inbox).

Mengirim Attachment File dalam E-mail
Jika kamu ingin mengirimkan file sekaligus di dalam pesan e-mail yang akan kamu kirimkan, kamu dapat melakukannya menggunakan langkah-langkah berikut.
1. Setelah kamu menuliskan pesan di kotak teks editor, langkah selanjutnya klik tombol Attach Files.
2. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Attach Files. Pilih file yang akan kamu sertakan dengan cara mengklik tombol browse.
3. Klik Attach Files.
4. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak proses pengambilan file (Attach Files).
5. Jika proses pengambilan file berhasil. Lalu klik tombol Continue to Message. Selanjutnya, tampilan akan kembali ke halaman e-mail. Pastikan terlebih dahulu nama file yang akan kamu lampirkan muncul di atas tombol Attach Files.
6. Klik tombol send untuk mengirim e-mail beserta lampiran. Tunggu sampai layar menunjukkan bahwa e-mail-mu telah terkirim.


E. Melakukan Reply dan Forward
1. Melakukan Reply E-mail
Merupakan fasilitas membalas e-mail kepada e-mail e-mail pengirim, caranya:
1. Buka surat yang ada di kotak surat.
2. Klik tombol reply, maka akan tampil halaman editor reply, lalu tulis balasan pada kotak editor.
3. Klik tombol Attach Files untuk menyertakan dokumen lain.
4. Klik tombol Send
5. Klik Back to Message untuk kembali ke kotak surat.
2. Melakukan Forward E-mail
Merupakan fasilitas untuk meneruskan e-mail yang diterima ke alamat e-mail lain, caranya:
1. Buka surat yang terdapat di kotak surat.
2. Klik tombol Forward kemudian akan ditampilkan halaman editor forward
3. Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kotak To
4. Klik Send
5. Klik back to Message untuk kembali ke kotak surat.


F. Mengelola E-mail
E-mail yang kamu miliki dapat dikelola sendiri berarti meghapus e-mail, mengosongkan folder, atau memindahkan e-mail ke folder khusus. Langkah menghapus e-mail:
1. buka inbox
2. pilih email yamg akan dihapus
3. klik pada bagian sebelh kiri Sender sampai muncul tanda check list
4. klik tombol Delete maka file yang dipilih akan terhapus.
Jika terdapat emain yang masuk ke folder bulk sebaiknya dihapus karena biasanya itu e-mail sampah caranya buka pada bagian folders pilih Bulk lalu hapus.




G. Melakukan Download pada Attachment dan Memindahkan pada Media Lain
Jika kita mendapat file attachment kit adapt menyimpan file tersebut ke media penyimpanan lainnya, hal ini berfungsi untuk tidak terjadi kepenuhan mailbox. Jika sebuah file attachment memiliki tanda attach file. Langkah untuk membuka atau menyimpan file attachment adalah:
1. buka e-mail yang mengandung attachment
2. akan terbuka file
3. klik nama file attachment tersebut pada kotak subjek e-mail untuk mendownload file lampiran
4. klik scan and download attachment, lalu tampil kotak pengecekan terhadap virus
5. klik download attachment jika sudah benar-benar bersih dari virus
6. selanjutnya muncul kotak dialog untuk download file
a. open: jika hanya ingin membuka file attachment tersebut
b. save: jika ingin menyimpan (mendownload) file attachment
c. cancel: ingin membatalkan dan menutup kotak dialog file download
d. more info: jika ingin mengetahui informasi lebih lanjut proses download
7. jika ingin menyimpan fila attachment klik tombol save lalu akan tampil kotak dialog save as
8. temukan direktori atau folder penyimpanan data pada kotak save-in
9. ketikkan nama file pada kotak file name jika ingin mengubah nama file attachment
10. klik tombol save maka tampil kotak dialog proses download file. Jika download sudah complete maka tampil kotak dialog kotak download complete
11. klik tombol open untuk membuka file hasil download atau close untuk menutup file jika proses download telah selesai.

H. Kode Etik Penggunaan E-mail
Komunikasi dalam internet sebenarnya hampir sama dengan komunikasi secara surat biasa, namun hanya berbeda dalam dunia maya dan dunia nyata. Sehingga memiliki etika yang sama. Etika dalam menggunakan e-mail disebut netiquette atau internet etiquette.

Berikut ini adalah aturan yang digunakan:
1. Hindari penggunaan huruf capital terhadap seluruh isi pesan, karena ini pertanda kemarahan, teriakan, dan kurang ajar.
2. Hormati privacy orang lain,jika mengirim e-mail pada alamat tidak dikenal gunakan blind carbon copy.
3. Ingatlah tidak semua orag suka menerima hal apa yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai.
5. Jangan melakukan spam.
6. Perhatikan dulu susunan e-mail “forwards” jika kamu ingin mengirim kembali ke pihak lain.
7. Selalu isi bagian subjek
8. Gantilah subject atau judul email apbila topiknya sudah berubah.
9. Hapuslah pesan reply yang tidak penting.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.